Anleitung für uVI Portal WebIOT
Für die einmalige Anmeldung zum Portal erhaltenSie folgende Willkommens-eMail:
Sie vergeben für sich selbst ein Passwort, bitte beachten Sie die vorgeschriebene Anzahl Zeichen:
nachfolgend gelangen Sie zum Login über die Internet-Adresse WebIoT | Login (iioote.io)
Funktionalität für Verwaltungen
Für die monatliche uVI ist es wichtig, daß Sie alle Nutzerwechsel vor dem Wechseldatum in der Plattform erfassen. Anderenfalls kann ein ausgezogener Mieter personenbezogene Daten seines Nachmieters einsehen - dies wäre ein Vertoß gegen die DS-GVO.
Neben Wechseln kann es auch einfache Änderungen der Daten geben
- Korrektur Schreibfehler
- Namensänderung durch Heirat
- Umschreibung Mietvertrag auf Ehepartner
- neue Mail-Adresse
- Umstellung auf Postversand
- evtl. abweichende Postadresse.
Nach dem Login wählen Sie die Liegenschaft und den Nutzer aus (die Nummern setzen sich zusammen aus der Liegenschaftsnummer des Abrechnungsdienstes und der lfd.Nr. des Nutzbereiches in der Liegenschaft):
im unteren Bereich bitte keine Nutzerwechsel erfassen, sondern nur Änderungen; diese gelten ab sofort für die uVI und der Abrechnungsdienst wird automatisch über die Änderung informiert:
Nutzerwechsel erfassen
im oberen Bereich geben Sie Nutzerwechsel mit Einzugsdatum an, bitte auch "Leerstand'" als "Einzug" unbedingt erfassen !
alle von Ihnen erfassten Wechsel sehen Sie auf der rechten Seite in einer Liste; für die Heizkostenabrechnungen wird der Abrechnungsdienst automatisch über Ihre Eingaben informiert:
Sonderfälle
Jede Mailadresse kann nur genau einer Nutzeinheit zugeordnet werden, da dies zugleich der Benutzername für den gesicherte Datenzugang ist.
Falls Mieter, z.B. Firmen, den Zugang zu mehreren Nutzeinheiten benötigen, müssen unterschiedliche Mailadressen verwendet werden. Tip: viele Mail-Provider bieten kostenlose "Alias" Namen zum selben Mailkonto an.
Bei Eigentümergemeinschaften empfehlen wir für vermietete Wohnungen die Eintragung des Mieters, nicht des Wohnungseigentümers.
Leerstand:
bei Auszug eines Mieters ohne sofortige Neuvermietung empfehlen wir die Benennung "Leerstand"; dies hilft uns bei der Plausibilisierung der Ablesewerte.
Um die Kosten für Postversand zu vermeiden, haben Sie zwei Optionen. Wenn Sie interne Mailadressen verwenden können (z.B. nach dem Muster Leerstand_08.015_0001@IhreVerwaltung.de), erhalten Sie die Willkommensmail und monatliche Erinnerungen an den uVI Abruf. Sie können so den Energieverbrauch während eines Leerstandes kontrollieren oder aber beide Mail-Nachrichten ggf. ignorieren. Ihre zweite Möglichkeit ist der direkte Verzicht auf Verbrauchsinformationen während kurzer Leerstandszeiten, indem Sie statt Post oder Mail die 3. Auswahloption '"None" verwenden.