Anleitung für Portal Heizkostenabrechnung

Zur Registrierung benötigen Sie nur Ihre Liegenschafts-Nummer.

Wir werden Sie dann über die uns bekannten Kontaktdaten ansprechen, um Einzelheiten zu klären und die Berechtigung der Anmeldung zu bestätigen bzw. versehentlich falsche Eingaben von Liegenschaftsnummern festzustellen.

Direkt bei der Registrierung entscheiden Sie auch, in welcher Form Sie zukünftig die Heizkostenabrechnungen erhalten wollen:
- wie gewohnt in Papierform
- passend zur Portalnutzung digital als PDF-Datei.

Letzteres ist unsere Empfehlung, für Sie schneller und günstiger und passend zur papierlosen Portalnutzung. Wir senden Ihnen automatisch eine komplette PDF-Datei zur Archivierung oder zum Ausdruck sowie zusätzlich einzelne PDF-Dateien je Nutzer, die Sie direkt weiterleiten können.

Sie erhalten eine kurze Bestätigung, daß die Registrierung erfolgreich übermittelt ist.

Kosteneingabe für Heizkostenabrechnung

Zur Legitimierung der Kosteneingabe benötigen Sie die Liegenschafts-Nummer und eine beliebige Rechnungsnummer.

Das System überprüft Ihre Eingaben, Sie erhalten einen Sicherheits-Code für spätere Änderungen, den Sie alternativ zur Rechnungsnummer verwenden können.

Ab Freischaltung des jeweiligen Abrechnungsvorganges können Sie jederzeit Eingaben vornehmen, ändern oder ergänzen. Nach der Speicherung entscheiden Sie, ob die Daten bereits vollständig sind und an uns übermittelt werden sollen - oder ob Sie zu einem späteren Zeitpunkt noch Daten ergänzen wollen.

Bei jeder Datenspeicherung erhalten Sie vom Portal eine automatisierte Bestätigungsmail mit den von Ihnen erfassten Daten. Falls eine Erfassung oder Änderung von Daten fehlerhaft oder durch eine nicht autorisierte Person erfolgen, können Sie dies jederzeit prüfen und korrigieren.

Mit Freigabe der Kostendaten erteilen Sie uns den Auftrag* zur Erstellung der Heizkostenabrechnung.
^{* bitte beachten Sie den Hinweis unter "Eingabe Nutzerdaten"}

Unser System beginnt mit einer automatischen Prüfung Ihrer Daten auf Vollständigkeit, Plausibilität zum Vorjahr und fordert Sie bei Unstimmigkeiten oder üblichen Fehlerquellen zur Änderung oder erneuten Bestätigung auf. Da dieser Vorgang aus Sicherheitsgründen nicht im Portal selbst stattfindet, sondern auf unserem geschützten Server und in Einzelfällen bereits zu diesem Zeitpunkt bereits eine unserer Fachkräfte einbezogen wird, erhalten Sie das Ergebnis der Prüfung zwischen einer Stunde und einigen Tagen nach der Freigabe.

Eine weitere Voraussetzung für die Erstellung der Heizkostenabrechnung sind vollständig vorliegende und von uns geprüfte Messwerte. Eventuelle Rückfragen hierzu, z.B. bei nicht zugänglichen Messtellen oder fehlenden Messgeräten kontaktiert Sie unser Team hierzu unabhängig von Ihrer Kosteneingabe.

Nach erfolgreicher Bestätigung Ihrer Kosten und Vorlage der Messwerte erfolgt die weitere Bearbeitung durch unsere Experten für die Heizkostenabrechnung. Bei Abweichungen Ihrer Angaben von unseren Erfahrungswerten oder im Bezug zu den Messwerten können sich Rückfragen ergeben, spezielle Nutzergruppentrennungen oder besondere Heizsysteme werden eingehend überprüft.

Je nach Komplexität Ihrer Liegenschaft, Arbeitsanfall und Ihrer Auswahl für gedruckte oder digitale Abrechnung, erhalten Sie innerhalb von 2 Tagen bis 4 Wochen nach Kostenfreigabe / Vorlage der geprüften Messwerte / Klärung eventueller Rückfragen Ihre fertige Heizkostenabrechnung.

Eingabe Nutzerdaten

* Achtung: Kunden mit Nutzung unseres uVI-Portals erfassen dort die Nutzerwechsel bereits innerhalb des Jahres.

Ebenso wie bei der Erfassung von Kostendaten erfolgt die Anmeldung mittels Liegenschaftsnummer und einer Rechnungsnummer, für Ergänzungen kann auch der Änderungs-Code verwendet werden. Aktuell ist nur die Erfassung für 2022 freigegeben, eine Funktion für das aktuelle Jahr mit der Option zur Beauftragung von Zwischenablesungen (betrifft nur nicht elektronische Geräte) ist in Vorbereitung.

* Die Freigabe der Nutzerdaten ist Voraussetzung für die Bearbeitung der Kostendaten zur Heizkostenabrechnung !